Podemos definir la recepción y despacho de documentos a un proceso continuo que se desarrolla constantemente en una empresa y que es de vital importancia para el manejo de archivos a nivel interno y externo en cualquier institución, por pequeña que sea ésta, se debe tener un conocimiento básico de correspondencia para poder diligenciar y administrar la cantidad de información que circula por allá.
Este departamento es uno de los más importantes, si lo vemos en el aspecto que tiene la responsabilidad de distribuir la información que recibe del exterior de manera ordenada, correcta y a tiempo a cada una de las dependencias de la empresa o institución a que valla dirigida.
Hay detalles que se deben tener en cuenta a la hora de recibir los documentos, por ejemplose debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Hoy en día las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.
- Pasos para subir archivos a la red y como crear este blog Aquí.
Asi como la recepcion de documentos es importante para la circulacion de documentos empresariales, el despacho de documentos es primordial y es ademas la parte complementaria de este proceso de comunicacion.
